Các quan chức của cơ quan được chỉ định làm nhân viên chứng nhận (người chứng nhận thanh toán) phải có một số tài liệu nhất định trong hồ sơ Kho bạc, phải tuân theo các quy định của Kho bạc và có thể chịu trách nhiệm pháp lý đối với các khoản thanh toán mà họ ủy quyền.
Một số tài liệu để chứng nhận viên chức không nhất thiết phải có trong hồ sơ Kho bạc.